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규정정보 상세

제3편 행정

인천대학교 관인관리 규정

  • 제정 : 규정 제767호 2014-12-26
  • 제1장 총칙
     
    제1조(목적) 이 규정은 인천대학교(이하 "본교”이라 한다)의 업무에 관하여 문서에 사용하는 각종 직인, 압인, 한글인, 영문인의 규격, 등록, 사용 보관 및 관리 등에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
    제2조(관인의 규격) 관인은 정사각형으로 하며, 그 규격은 별표 1로 정한다.
    제3조(주관 및 관리부서) 본교 관인의 관리 및 통제는 문서관리 주관부서(이하 "주관부서”라 한다)에서 총괄하며, 각각의 부서에서 사용하는 관인은 해당 부서에서 관장한다.
    제4조(적용범위) 이 규정은 관인을 사용하는 본교의 각 행정부서, 단과대학, 대학원, 부속기관, 연구소 등에 적용한다.
    제5조(관인의 종류) 이 규정에서 사용하는 관인용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
    1. 직인 : 기관장 또는 부서장 명의로 직무상 사용하는 도장
    2. 압인 : 찍힌 부분이 요철이 나타나도록 된 대학명의의 철인
    3. 전자이미지 관인 : 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 전자문서에서 사용하는 인영
    4. 한글인 또는 영문인 : 기관장 또는 부서장 명의의 서명을 필요로 하는 문서에 찍는 고무인
    제6조(관인보관 및 관리) ① 총장의 직인, 압인 및 한글인, 영문인은 관인주관부서, 각 처장의 직인은 처의 주무부서, 회계 관계 관인은 회계 관련 부서, 각 단과대학, 대학원, 부속, 부설기관, 각 연구소의 직인은 해당 기관(부서)에서 보관‧관리한다.
    ② 법인 이사회와 관련한 인장은 법인이사회 업무담당 부서에서 보관, 관리한다.
    ③ 관인은 비치 부서장이 지명하는 자가 시건 장치 및 화재시 타지 않는 재료로 된 금고 등 견고한 장소에 보관한다.
    ④ 전자이미지 관인 대장은 관인관리 주관부서가 관리하며, 정보화 담당부서는 전자이미지 파일을 컴퓨터 파일로 보관, 관리하여야 한다.
    ⑤ 각 관인은 관리부서 단위로 별지 제1호서식의 관인사용대장을 기록유지하여야 한다.
    제7조(회계관인 및 관리부서) 본교 회계관인의 종류는 수입징수원인, 재무원인, 지출원인, 수입금출납원인, 분임물품운용원인, 물품관리원인, 물품출납원인, 물품운용원인으로 하며, 회계관인의 관리 및 통제는 해당부서에서 관장한다.
     
    제2장 관인의 재질 및 글자체
     
    제8조(관인의 재료) 관인의 재료는 쉽게 깨지거나 마모되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.
    제9조(글자체) ① 직인은 한글로 조각하여 누구나 쉽게 알아볼 수 있는 서체로 하며, 가로로 새긴다.
    ② 압인의 글자체는 한글과 영문 고딕체로 하며, 대학의 로고가 있어야 한다.
    ③ 한글인 및 영문인은 총장의 친필 사인을 받아 실물 크기로 제작 사용한다.
     
    제3장 관인의 각인 및 신고(등록‧변경‧폐기)
     
    제10조(각인) ① 관인에는 관서명 또는 직명을 새겨야 하며, 그 관서명 또는 직명의 명칭에 “인”또는 “의인”자를 붙인다. 다만, 회계관인의 인장에는 관서명과 회계명을 새긴다.
    ② 특수한 업무 처리에 사용하는 관인은 해당 관인의 하단부에 폭 5밀리미터의 여백을 두고 선을 긋고 그 여백에 “민원업무전용”등의 표시를 하여 해당 업무의 내용을 분명히 밝히도록 한다.
    제11조(관인의 등록ㆍ변경ㆍ폐기 신고) ① 관인을 등록 또는 변경등록 및 폐기하고자 하는 기관 또는 부서에서는 별지 제2호서식인 “관인등록, 변경, 폐기 신청서”에 의거하여 관인주관부서에 관인과 함께 신고하여야 하며, 관인관리 주관부서에서는 이를 별지 제3호서식인 “관인대장”에 사유를 기록하여야 한다.
    ② 관인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.
    ③ 관인주관부서에서는 별지 제4호서식의 “관인관리부”를 기록하여야 한다.
    제12조(전자이미지 관인의 등록 및 관리) ① 전자이미지 관인을 사용하고자 하는 기관 또는 부서에서는 제11조제1항의 별지 제2호서식에 의거하여 관인주관 부서와 정보화담당 부서에 신고 등록하여야 한다.
    ② 관인주관부서는 전자이미지 관인을 등록하는 경우에 일반관인의 인영을 전자이미지 관인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터 파일에 등록 후 이를 출력하여 별지 제5호서식인 “전자이미지 관인대장”의 해당란에 붙인다.
    ③ 정보화 담당부서에서는 별지 제5호서식인 전자이미지 관인대장을 별도로 기록 관리해야 하며, 등록된 전자이미지 관인을 컴퓨터 파일로 관리하고, 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 필요한 조치를 하여야 한다.
    ④ 전자이미지 관인을 사용하는 기관 또는 부서에서는 관인을 변경 등록한 경우 즉시 사용 중인 기존의 전자이미지 관인을 폐기하고, 변경 등록한 관인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.
    제13조(개인 및 분실 등의 조치) ① 기관, 부서의 개편 및 통‧폐합, 분실, 마멸 또는 훼손 등으로 사용할 수 없을 때에는 개인한다.
    ② 천재지변, 도난 등으로 인하여 관인을 분실하였을 때에는 사유서를 첨부하여 관인 주관부서에 보고하여 처리한다.
    제4장 관인의 날인 및 인쇄사용
     
    제14조(책임) 관인은 기관 및 부서를 대표하는 것이므로 항상 귀중하게 취급하여야 하며, 날인한 문서에 대하여는 해당 부서장이 책임을 진다.
    제15조(날인) ① 관인의 날인은 관인을 비치ㆍ관리하는 부서에서 해당문서에 날인한다.
    ② 제1항의 날인은 결재권자의 결재가 확정된 문서(시행문, 임용장, 상장, 각종 증명서, 계약서류 등)에 해당 결재권자의 관인을 날인한다.
    제16조(관인의 사전 날인 및 인쇄사용) ① 관인을 찍어야 할 문서로서 규정된 서식에 따라 사용도가 빈번한 문서와 기타 필요하다고 인정되는 문서에는 사용기간을 정하여 관인을 사전에 날인 또는 인쇄하여 사용 할 수 있다.
    ② 제1항의 규정에 의하여 관인을 사전날인 또는 인영을 인쇄하여 사용하고자 할 때에는 사용부서의 장은 관인주관부서와 사전 협의한 후 별지 제6호서식인 「관인대여 신청서」에 의거하여 사용승인을 얻어야 한다.③ 인영 인쇄의 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정될 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.
    ④ 제2항의 규정에 의하여 인영을 인쇄하여 사용 시에는 인영 사용 부서의 장은 감독 직원을 지정하고, 감독 직원은 인쇄 작업이 완료되었을 경우 즉시 인영 및 제판을 회수하여 폐기하여야 한다.
    ⑤ 사용기간이 지난 관인이 인쇄된 유인물은 외부에 유출을 방지하며, 잔고량에 대하여는 신속히 폐기처분하여야 한다.
    ⑥ 관인주관부서에서는 별지 제7호서식인 "관인대여 관리대장"을 기록하여야 한다.
     
     
    부칙 <제767호, 2014.12.26.>
    이 규정은 공포한 날부터 시행한다.